Revogada pela PORTARIA REITORIA N. 1182/2022
Aprovada na reunião do CETIC de 16/04/2019
1. APRESENTAÇÃO
O e-mail (correio eletrônico) é a ferramenta de comunicação mais utilizada em nosso meio institucional. Permite aos usuários a troca de mensagens eletrônicas dentro e fora da Instituição.
O domínio @Unifesp.br é mantido pela STI (Superintendência de Tecnologia da Informação).
2. OBJETIVO
Estabelecer responsabilidades no uso do serviço de e-mail institucional do domínio Unifesp.br no âmbito da Universidade Federal de São Paulo.
3. DEFINIÇÕES
A STI (Superintendência de Tecnologia da Informação) é o órgão responsável pela definição das diretrizes para o serviço de correio eletrônico.
Usuário: qualquer servidor ou aluno da Unifesp que tenha acesso, de forma autorizada, às informações produzidas ou custodiadas pela Unifesp;
Correio eletrônico: ferramenta que permite a transferência de informação, na forma de mensagens eletrônicas e documentos anexos;
Caixa postal: serviço de armazenamento de mensagens enviadas e recebidas através do correio eletrônico;
Grupo de email: agrupamento de diversos endereços em um único endereço eletrônico que, uma vez inserido como destinatário de uma mensagem, permite a distribuição desta a todos os integrantes deste grupo;
Backup: Cópia de um ou mais arquivos, guardada em diferentes dispositivos de armazenamento. Se, houver perda dos arquivos originais, a cópia de segurança armazenada pode ser restaurada para repor os dados perdidos.
4. REGRAS GERAIS
Cada caixa postal tem um único dono, de acordo com as seguintes regras:
4.1 OBRIGATORIEDADE NO USO DO DOMÍNIO
É obrigatório a utilização do email @Unifesp em todas as correspondências institucionais.
4.2 CRIAÇÃO DE CAIXA POSTAL
As contas de caixa postal individual @unifesp serão criadas através do cadastro do usuário na Pró-Reitoria de Gestão com Pessoas (PROPESSOAS). A senha e nome de usuário utilizados para acesso a caixa postal serão os mesmos gerados a partir deste cadastro.
4.3 CRIAÇÃO DE GRUPOS DE EMAIL / LISTAS DE EMAILS
Os grupos de e-mails (alias) podem ser utilizados para comunicação em departamentos, coordenações, setores, projetos e outros.
Estes deverão ser vinculados no mínimo a um usuário específico (chefe, coordenador, diretor, dentre outros).
O solicitante pelo grupo fará a gestão dos membros pertencentes ao grupo, devendo informar à CSTI sobre a inclusão e exclusão. Os grupos só aceitarão e-mails habilitados dentro do domínio @unifesp.br.
Cabe ao solicitante do grupo a moderação, assim como por notificar a administração em caso de não cumprimento pelos participantes do estabelecido nas instruções de serviços e política de segurança da informação vigentes.
As contas das listas de e-mail do tipo divulgação são compostas obrigatoriamente de um prefixo, um identificador e um sufixo conforme o seguinte formato:
Prefixo = “lista” (Constante que identifica o e-mail como uma lista do tipo divulgação)
Identificador = “administrativos” (Identifica o objetivo da lista do tipo divulgação com palavras separadas por “ponto”)
Sufixo = “sjc” (Identifica um campus ou um setor através de sua sigla oficial)
Composição =
Será de responsabilidade dos pró-reitores e diretores a solicitação de criação e
exclusão das listas de e-mail do tipo divulgação.
4.4 ACESSO A CAIXA POSTAL POR SERVIDORES
Todos os servidores da instituição (Técnicos Administrativos e Docentes) terão acesso a uma caixa postal para uso em suas atividades laborais, que será criada assim que eles tiverem um número de registro funcional válido. Os alunos também terão sua caixa postal assim que efetivada sua matrícula.
Os servidores cedidos exercendo suas atividades na instituição e de contrato temporário também terão direito a uma caixa postal, enquanto possuírem vínculo ativo com a Unifesp, com os mesmos critérios de um servidor efetivo.
4.5 ENCERRAMENTO DE CAIXA
O encerramento de caixas postais individuais ocorrerá, após o respectivo desligamento da Unifesp, em até 90 (noventa) dias utilizando-se dos seguintes critérios:
● Falecimento;
● Redistribuição;
● Exoneração do cargo efetivo;
● Demissão;
● Exoneração do cargo efetivo;
Após o primeiro acesso, todo e‐mail que não for acessado num período contínuo de 12 meses poderá ser excluído. Este processo de exclusão também será utilizado em caso de utilização indevida do e‐mail (após apuração da irregularidade).
Recomenda-se que o usuário realize o backup das informações presentes na sua caixa postal no momento de abertura do processo de desligamento com a instituição, ou, com pelo menos, 30 dias de antecedência ao desligamento efetivo.
5. DEVERES, RESPONSABILIDADES E RECOMENDAÇÕES
5.1 DEVERES DO USUÁRIO
Cabe ao usuário da caixa postal:
1. Examinar o conteúdo da caixa postal para dar tratamento adequado e tempestivo às mensagens recebidas e mantê-lo de acordo com as normas estabelecidas neste documento adotando o hábito de leitura diário;
2. Não enviar mensagens não autorizadas divulgando informações sigilosas e/ou de propriedade da Unifesp;
3. Enviar emails apenas para destinatários que realmente precisam da informação;
4. Não acessar a caixa postal de outro usuário ou forjar a identidade de outra pessoa e fazer falsa declaração de sua identidade ou da fonte de qualquer e-mail;
5. Não enviar, armazenar e manusear material que contrarie o disposto na legislação vigente, a moral e os bons costumes e a ordem pública;
6. Não enviar, armazenar e manusear material que caracterize: promoção, propaganda política, divulgação ou incentivo a ameaças, difamação ou assédio a outras pessoas; assuntos de caráter obsceno, prática de qualquer tipo de discriminação relativa a raça, sexo ou credo religioso, distribuição de qualquer material que caracterize violação de direito autoral garantido por lei, uso para atividades com fins comerciais e o uso extensivo para assuntos pessoais ou privados;
7. Ao enviar anexos com extensões do tipo .exe, .pif, .cmd, .scr e arquivos de base de dados (.db, .dbf, .sql) compactá-los com senha informada no corpo da mensagem para possível extração para que não haja bloqueios;
8. Não utilizar o sistema de correio para envio de mensagens do tipo “corrente” ou qualquer outro tipo de divulgação similar;
9. Não utilizar as listas e/ou caderno de endereços da Unifesp para a distribuição de mensagens que não sejam de estrito interesse funcional e sem a devida permissão do responsável pelas listas e/ou caderno de endereços em questão;
10. Não utilizar o email institucional para cadastro em sites de compras, em listas tipo FEEDS e NEWS, pois estas são malas diretas para envio de SPAMS mensagens indesejadas , responsáveis por problemas que podem ocasionar o bloqueio do domínio para envio de mensagens;
11. Não utilizar o e-mail de forma indevida como ofensas e agressões a outros usuário;
12. Não enviar mensagens contendo qualquer código malicioso intencionalmente;
13. Não utilizar o e-mail para violação dos direitos;
14. Não utilizar o e-mail para para fins particulares, para acesso a redes sociais ou para manifestação de opinião pessoal (que não tenha cunho institucional).
5.2 RESPONSABILIDADES DO USUÁRIO
1. Manter em sigilo sua senha de acesso a caixa postal, realizando a substituição desta em caso de suspeita de violação;
2. O uso adequado de sua caixa postal, sujeitando-o às penalidades cabíveis em caso de uso indevido;
3. As mensagens enviadas por intermédio do seu endereço de correio eletrônico e o conteúdo de seus arquivos anexados;
5.3 RESPONSABILIDADES DA UNIDADE GESTORA DO SERVIÇO DE CORREIO ELETRÔNICO
A Superintendência de Tecnologia da Informação (STI), como unidade gestora do serviço, é responsável por:
1. Garantir a disponibilidade do serviço de correio eletrônico;
2. Estabelecer e comunicar aos gestores de caixa postal os limites de utilização do serviço de correio eletrônico;
3. Implantar mecanismos que evitem o envio e a recepção de mensagens que possam comprometer a segurança do serviço de correio eletrônico;
4. Criar, manter, bloquear e fechar caixas postais, conforme os critérios definidos neste documento;
5. Definir, implantar e executar procedimentos de segurança e recuperação de senhas;
6. Executar os procedimentos de limitação e liberação do uso da caixa postal, de acordo com o disposto neste documento;
7. Desenvolver outras atribuições inerentes à sua finalidade de provedora de infraestrutura de tecnologia da informação da Unifesp.
A unidade gestora do serviço NÃO solicita, através de correio eletrônico, informações de dados cadastrais e pessoais, assim como solicitação da senha (exclusividade do usuário). Assim, caso o usuário receba em sua caixa postal alguma mensagem solicitando estas informações, deverá comunicar imediatamente a Unidade Gestora para providências.
6. PENALIDADES
Uma vez que o usuário é responsável por qualquer atividade a partir de sua conta, o mesmo responderá por qualquer ação legal apresentada a Universidade Federal de São Paulo – Unifesp e que envolva a sua caixa postal.
As seguintes ações individuais relativas ao correio eletrônico são passíveis de apuração de responsabilidade:
1. Acesso ou tentativa de acesso, com indício de fraude ou sabotagem, a caixa postal sem autorização do respectivo gestor;
2. Envio, sem autorização, de mensagem com informações protegidas por direito autoral para pessoa física ou jurídica;
3. Encaminhamento de mensagem em desacordo com o grau de confidencialidade atribuído a seu conteúdo;
4. Envio ou armazenamento de mensagem de conteúdo ilegal ou em desacordo com o Código de Ética dos Servidores da Administração Pública Federal;
5. Adulteração de dados referentes à origem da mensagem nos campos de controle de cabeçalho.
A utilização indevida da caixa postal sujeitará o usuário às seguintes penalidades:
1. No caso de evidências de uso irregular dos recursos da caixa postal, o usuário será notificado pelo gestor do serviço de correio eletrônico, afim de corrigir sua usabilidade.
2. No caso de reincidência de uso irregular, o usuário terá sua conta suspensa (bloqueada) por 30 dias, devendo o mesmo entrar em contato com a unidade gestora do serviço de correio eletrônico para assinatura de um termo de ajuste de conduta, atestando ciência da notificação e comprometendo-se ao uso adequado da caixa postal. Caso o usuário não realize contato para atestar ciência da notificação, sua conta permanecerá suspensa (bloqueada).
No caso do usuário apresentar uso irregular que gere consequências que prejudiquem a integridade de servidores, docentes, discentes, comunidade ou a Universidade Federal de São Paulo, a sanção das penalidades será aplicada de acordo com a legislação, pelas unidades responsáveis, através de processos administrativos disciplinares e conforme a natureza e gravidade da infração, tendo como consequência o bloqueio de sua conta para averiguação das irregularidades.
7. DISPOSIÇÕES FINAIS
A conta de e-mail e sua correta utilização é de responsabilidade do usuário assim como a segurança e o sigilo de sua senha de acesso à conta, uma vez que esta é pessoal e intransferível.
Os casos omissos neste documento serão analisados pelo Comitê Estratégico de Tecnologia da Informação e Comunicação (CETIC).
Esta política foi aprovada na reunião do CETIC de dezesseis de abril de dois mil e dezenove e entra em vigor na data de sua publicação.